GRATIS CONSULT

Flex office: faciliteren van organisatie en samenwerking tussen medewerkers tijdens het thuiswerken

januari 15, 2021

Reeds voor de COVID-19-crisis is telewerken de laatste maanden voor veel werknemers een veel grotere gewoonte geworden. Sommige bedrijven, die zich genoodzaakt zien de goede werking van deze werkorganisatie op te merken, overwegen zelfs de implementatie van flex office binnen hun kantoren.

Bij flexkantoren gaat het om het bundelen van goederen die werknemers in staat stellen om dagelijks te werken, het omvat ook telewerken. Inderdaad, de medewerkers van een bedrijf die de praktijken van flexkantoren volgen, zullen niet noodzakelijkerwijs elke dag naar hun werkplek gaan. 

Hoe kan de samenwerking tussen medewerkers die op afstand werken en de aanwezigen op hun werkplek worden georganiseerd? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle medewerkers onder de best mogelijke omstandigheden blijven werken? Hoe kunnen we het leven op het werk reorganiseren? Deze vragen verkennen we samen met u in dit artikel!

Het bepalen van een beleid en procedures voor de aanwezigheid van werknemers op kantoor

Duidelijke regels hebben voor telewerken

Heeft uw bedrijf de beslissing genomen om regelmatig telewerken te implementeren? Het is belangrijk dat u bij de ontwikkeling van de regels met betrekking tot deze nieuwe manier van werken rekening houdt met een aantal zaken. 

Het eerste wat u moet doen is een onderscheid maken tussen de verschillende functies. Voor welke functies kan telewerken in aanmerking komen? Wat zijn de profielen waarvan de dagelijkse taken nergens anders dan op de werkplek kunnen worden uitgevoerd? 

Vervolgens komt de vraag naar het aantal telewerkdagen dat aan elke werknemer wordt toegekend. Dit aantal kan variëren afhankelijk van de functie die de werknemer bekleedt. Een ander punt dat moet worden vermeld is of de telewerkdagen vooraf worden vastgesteld en elke week terugkeren of dat ze kunnen worden opgenomen volgens de wensen van de werknemers.

Tot slot zal het belangrijk zijn om vast te stellen of het bedrijf al dan niet besluit om deel te nemen aan de kosten die door telewerk worden gegenereerd. Als u wilt bijdragen aan deze kosten, kunt u besluiten om uw medewerkers te voorzien van apparatuur zodat ze optimaal kunnen telewerken. U kunt ook besluiten om uw medewerkers een bedrag te betalen ter compensatie van hun gebruik van internet, elektriciteit en/of verwarming.

telewerken regels

Een nieuwe benadering van de werkorganisatie om een regelmatige controle mogelijk te maken

Het feit dat uw medewerkers zich niet allemaal op dezelfde plaats bevinden, betekent een belangrijke verandering in de manier waarop ze zich organiseren. Ze moeten samenwerken om afgerond, kwalitatief hoogstaand werk te leveren. Hoe kunt u hen helpen om ondanks de afstand een optimale manier van werken aan te nemen?

Dagelijkse vergaderingen

Dagelijkse vergaderingen zijn een goede manier om op de hoogte te blijven van de vorderingen van collega's. Tijdens deze vergaderingen kan iedere medewerker vertellen wat hij of zij de vorige dag heeft gedaan en wat hij of zij die dag van plan is te gaan doen. Ze kunnen ook vragen stellen aan andere teamleden, zodat ze vooruitgang kunnen boeken met bepaalde taken. 

Elk team heeft andere behoeften, wat betekent dat het aantal dagelijkse vergaderingen kan variëren. Sommige teams hebben slechts één vergadering per dag nodig, bijvoorbeeld 's ochtends, terwijl andere liever twee vergaderingen in de loop van de dag houden.

De Scrum-methode

Scrum is een agile methode gewijd aan projectmanagement, het is gericht op het verbeteren van de productiviteit van het team. 

Deze methode bestaat uit het werken volgens “sprints”. Een sprint is een korte periode waarin elk teamlid zich concentreert op taken die door de projectmanager zijn toegewezen om een bepaald doel te bereiken.

Elke sprint gaat gepaard met een planningsvergadering waarin de projectmanager de verschillende taken die moeten worden uitgevoerd en de datum waarop ze moeten worden uitgevoerd uiteenzet.

Aan het einde van elke sprint wordt een zogeheten retrospectieve vergadering gehouden om de resultaten van de afgelopen periode te bespreken.

Handige hulpmiddelen voor een goede organisatie en optimale samenwerking tussen alle medewerkers

Projectbeheer en opvolging

Verschillende tools stellen u in staat om de voortgang van team projecten te organiseren en te bewaken.

Trello

Trello is een eenvoudig te gebruiken tool voor taakbeheer die door veel bedrijven wordt gebruikt. Het stelt u in staat om uw projecten te organiseren in de vorm van tabellen, lijsten en kaarten. Teams kunnen hun projecten organiseren en prioriteren. Verder is er de mogelijkheid om opmerkingen achter te laten, bijlagen en deadlines toe te voegen.

Asana

Asana  is een hulpmiddel voor het creëren van gedeelde werkruimtes. Binnen deze ruimtes, die "organisaties" worden genoemd, kun je projecten maken waar je in teamverband aan kunt werken. Het creëren van taken die vervolgens kunnen worden onderverdeeld in subtaken, die elk worden toegewezen aan een manager. Mogelijkheid om de voortgang van de verschillende taken te noteren, zodat alle teamleden een globale visie hebben op het project en de voortgang ervan.

Monday

Met behulp van  Monday wordt het voor uw medewerkers gemakkelijker om samen te werken en te communiceren. Dankzij de “borden” van Monday heeft elk teamlid de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van alles wat er gebeurt op de verschillende lopende projecten. De interface geeft u de mogelijkheid om bestanden te delen, taken te bespreken en een duidelijk beeld te krijgen van de gegevens.

Videoconferenties

Zoom

Zoom  is een video-gebaseerd verenigd communicatieplatform. Het kan worden gebruikt op desktops, smartphones, mobiele apparaten en in vergaderzalen.

  • Videoconferenties
  • Scherm delen
  • Opname en transcriptie van vergaderingen
  • Bestanden delen
  • Instant messaging

Microsoft teams

Microsoft Teams  is een samenwerkingsplatform van de Office 365-suite. De tool maakt de integratie van de verschillende applicaties van de Office suite mogelijk, waardoor het makkelijker wordt om informatie te delen. De software maakt communicatie via instant messaging mogelijk, maar maakt ook audio- en video-oproepen mogelijk. Microsoft Teams laat u toe om werkgroepen te creëren met de leden van uw keuze.

  • Instant messaging
  • Bestanden delen
  • Videoconferenties
  • Scherm delen

Instant messaging

Slack

Slack is een gezamenlijke werkruimte die u in staat stelt om met uw team te communiceren met behulp van een computer of mobiele telefoon. Deze tool is een instant messaging platform waar alle medewerkers met elkaar kunnen communiceren, of het nu gaat om gesprekken tussen 2 personen of veel meer. De interface maakt ook audio- en videogesprekken mogelijk. 

  • Instant messaging
  • Audio- en videogesprekken
  • Integratie van applicaties
  • Chatbot

telewerken videoconferentie meeting

Bestanden delen

Wetransfer

Wetransfer is een tool voor het verzenden van bestanden waarmee u grote bestanden kunt verzenden. Hiervoor hoeft u alleen het e-mailadres van uw ontvanger in te voeren en uw eigen e-mailadres. U kunt ook een bericht sturen met uw bestand. Eenmaal verzonden ontvangt u een bevestigingsmail, uw ontvanger ontvangt ook een e-mail met de te downloaden inhoud, deze inhoud zal 1 week lang beschikbaar zijn om te downloaden. 

Er is ook een betaalde versie beschikbaar, zodat u grotere bestanden kunt versturen en opslaan.

Google Drive

Google Drive  is een opslagruimte die u kunt openen via uw Google-account. In deze ruimte kunt u verschillende bestanden importeren, opslaan en delen met uw medewerkers. 

Aangezien de bestanden zich in een cloud bevinden, hebt u toegang tot deze bestanden vanaf elk apparaat door in te loggen op uw Google-account. 

Deze tool vergemakkelijkt de samenwerking. Wanneer u werkt aan documenten die zijn gemaakt met de Google-suite (Google Docs, Sheets, Slides) vanaf uw schijf, kunt u namelijk in real-time de voortgang, aantekeningen en wijzigingen zien die door uw medewerkers zijn gemaakt. 

Dropbox

Dropbox is een slimme werkruimte die het mogelijk maakt om allerlei soorten bestanden te delen met wie u maar wilt. Zo kunt u bijvoorbeeld gedeelde mappen aanmaken waarin iedereen zijn eigen bestanden kan plaatsen.

Elk bestand in de mappen wordt gesynchroniseerd met de cloud; dit betekent dat alle gegevens kunnen worden opgehaald en bekeken op elk apparaat waarmee uw Dropbox-account wordt verbonden.

Hulpmiddelen voor samenwerking

Confluence

Confluence is een collaboratief werkplatform waar elk lid in staat is om bestanden aan te maken en te organiseren binnen dezelfde werkruimte.

Mural

Mural is een samenwerkingsinstrument waarmee elk lid zijn of haar ideeën kan delen in de vorm van een post-it. Gebruik deze tool in plaats van een whiteboard om uw ideeën te organiseren en te reorganiseren zoveel als u wilt.

Zakelijk parkeerbeheer

BePark Software

BePark's parkeerbeheer software zorgt voor een vereenvoudigd holistisch parkeerbeheer. De mogelijkheden van uw bedrijfsparking worden niet ten volle benut, zeker niet sinds de meer gangbare praktijk van het telewerken.

Met dit platform kunt u het gebruik van uw parkeerplaats optimaliseren door uw medewerkers de mogelijkheid te bieden hun parkeerplek te reserveren wanneer ze die nodig hebben. Een groter aantal mensen zal gebruik kunnen maken van de parkeerplaats.

 De software is ook het middel om uw interne regels binnen uw parking te weerspiegelen.

Het BePark platform stelt bedrijven in staat om:

  • Het type toegang dat aan de werknemers wordt aangeboden te beheren (voorkeurstoegang, reserveringen, first come first served)
  • Het aantal parkeer kredieten te bepalen dat aan elke persoon wordt toegekend
  • Parkeergegevens te analyseren met vereenvoudigde dashboards (geplande/reële bezetting etc.)

Conclusie

De nieuwe organisatie van het werk gaat gepaard met een verandering in de gewoontes en de gebruikte instrumenten. We hopen dat de verschillende punten die in dit artikel worden besproken u een nauwkeuriger beeld geven van de instrumenten en gewoontes die u wilt toepassen om zo goed mogelijk aan de verandering van uw behoeften te voldoen.

Nouveau call-to-action

Abonneer u op blog updates